Whistleblowing

Whistleblowing

(La segnalazione di condotte illecite)

La Società ha nominato un responsabile del sistema di whistleblowing che provvederà ad istituire le procedure per l’effettuazione delle situazioni di seguito descritte. Lo stesso procederà alla formazione del personale secondo le modalità che saranno comunicate a mezzo e-mail.

Il whistleblowing è la pratica per segnalare violazioni di leggi o regolamenti, reati e casi di corruzione o frode, oltre a situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica. Il “whistleblower” (segnalatore o segnalante, in italiano) è quindi una persona che lavora in un'azienda (pubblica o privata) che decide di segnalare un illecito, una frode o un pericolo che ha rilevato durante la sua attività lavorativa.

1. Riferimenti normativi

In data 29 dicembre 2017 è entrata in vigore la l. n. 179/ 2017 recante "Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato", la cosiddetta disciplina sul whistleblowing.

Con il D.lgs. n. 24/2023 si è data attuazione alla direttiva (UE) 1937/2019 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle suddette che segnalano violazioni della normativa nazionale.

La disciplina del whistleblowing nasce come legge volta a tutelare i soggetti che segnalano, hanno segnalato, o vogliono segnalare illeciti nell’ambito di un rapporto lavorativo, e che potrebbero ritorcersi contro gli stessi, in seguito alla denuncia.

Si è iniziato a parlare di whistleblowing nel 2012 con la l. n. 190/2012 limitatamente al settore pubblico per essere poi estesa – nel 2017 – al settore privato.

2. La disciplina del whistleblowing nel settore privato

Ai sensi dell’art. 4 del Decreto, gli enti pubblici e privati, rientranti nel perimetro di applicazione della disciplina sul whistleblowing, sono obbligati ad attivare un canale di segnalazione interno adeguato che presenti i requisiti richiesti dalla normativa.

La Società ha attivato una piattaforma informatica gestita da fornitore esterno che risponde pienamente alle caratteristiche di riservatezza e di anonimato imposte dal D.lgs. n. 24/2023.

Resta implicito che le segnalazioni sono presentate “a tutela dell’integrità dell’ente”. Tali denunce, inoltre, devono essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, così da non disperdere l’efficacia della nuova misura e agevolare, invece, l’emersione di condotte che potrebbero risultare illecite.

La legge richiede inoltre che i canali con cui veicolare le segnalazioni dei lavoratori garantiscano la riservatezza dell’identità del denunciante nelle diverse fasi di gestione della denuncia e che, almeno uno di essi, provveda a tali garanzie con modalità informatiche.

3. Il whistleblowing e le sanzioni disciplinari

Sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.

4. Oggetto della segnalazione

L’istituto del whistleblowing è uno strumento giuridico concepito per tutelare i lavoratori e permettere di segnalare illeciti presenti all’interno della struttura di appartenenza ai soggetti incaricati.

Non esiste una lista specifica degli illeciti che possono essere oggetto di segnalazione.

In pratica, per quanto riguarda l’oggetto della segnalazione, nei casi di whistleblowing, l’apparato normativo della fattispecie parla di illeciti, comportamenti, reati o rischi, sia che essi siano avvenuti, tentati o premeditati, a danno dell’interesse economico e patrimoniale della Società. Volendo comunque tentare di redigere una lista, possiamo raggruppare le varie azioni, omissioni o i differenti comportamenti sanzionabili nelle seguenti categorie di violazioni:

• in generale, perseguibili sotto il profilo legale (es. di tipo penale, amministrativo, etc.);
• in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali alla Società e/o alla sua immagine, ma anche agli altri dipendenti o a chiunque svolga attività presso il medesimo ambito imprenditoriale;
• in grado di generare danni all’ambiente o alla salute e alla sicurezza del personale, dei clienti o dei cittadini.

5. Contenuto della segnalazione

Le segnalazioni devono riguardare situazioni, fatti, circostanze di cui il soggetto sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro. Vi rientrano, pertanto, fatti appresi in virtù della funzione rivestita ma anche notizie acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative, sia pure in modo casuale.

Nella segnalazione devono risultare chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità, o altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati.

È anche utile allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di soggetti che possano contribuire a fornire un quadro il più completo possibile di quanto segnalato.

Il contenuto della segnalazione, oltre ad indicare condotte illecite, deve rispondere alla salvaguardia dell’integrità della Società; la valutazione della sussistenza di tale interesse spetta a chi gestisce la segnalazione.

6. Destinatario della segnalazione

La Società si è dotata di una piattaforma nella quale è specificato l’indirizzo informatico di riferimento cui inviare eventuali segnalazioni.

L’indirizzo di posta elettronica citato è di esclusivo accesso ai responsabili del sistema di whistleblowing, i quali garantiscono la riservatezza e la tutela del segnalante. Analogamente, se la segnalazione dovesse essere trasmessa attraverso i canali diretti, presso la sede della Società è istituita una cassetta esclusivamente dedicata alla ricezione della posta indirizzata ai soggetti destinatari.

7. Invio delle segnalazioni

L’invio delle segnalazioni può avvenire attraverso il seguente canale informatico: https://astegiudiziarie.segnalazioni.net I soggetti competenti per la gestione delle segnalazioni sono: il Responsabile del sistema di whistleblowing ed il Responsabile privacy. L’intero processo garantisce ai segnalanti la tutela da pressioni e discriminazioni, dirette o indirette, dei soggetti deputati alla verifica delle segnalazioni. L’identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, ad eccezione dei casi in cui le verifiche condotte a seguito della segnalazione non ricadano nella fattispecie di indagini penali, amministrative o tributarie, oppure diano origine ad un procedimento disciplinare basato unicamente sulla denuncia ricevuta, per il quale la conoscenza dell’identità dell’autore della segnalazione sia assolutamente indispensabile per la difesa di chi viene accusato.

I soggetti competenti:

• Tutelano l’identità del segnalante e non ne consentono la rivelazione se non dietro suo esplicito consenso;
• Tutelano l’identità del segnalato;
• Mantengono la riservatezza dell’informazione in ogni contesto successivo alla segnalazione;
• Consentono la gestione informatizzata delle segnalazioni alle funzioni aziendali preposte al ricevimento e alla verifica delle stesse.

I dati personali acquisiti all’interno delle segnalazioni sono trattati nel pieno rispetto della vigente normativa sulla privacy, con particolare riguardo all’identità del segnalante

8. Gestione della segnalazione

A segnalazione avvenuta, i soggetti delegati alla ricezione:

• Rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
• danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

La presente comunicazione modifica ed integra quanto già rappresentato in data 14 dicembre 2023.

Livorno, 29 dicembre 2023

Il responsabile del sistema di whistleblowing

(Alvaro LO GERFO)